Cuando cerramos una venta o compramos a nuestros proveedores lo normal es dar o recibir la factura correspondiente junto con la mercancía o la prestación el servicio.
Pero no siempre es así, pudiéndose recibir en un momento posterior, para lo que existe regulado un plazo máximo en la expedición y envío de facturas.
Estas obligaciones, en cuanto al plazo máximo para expedir una factura, es uno de los aspectos más desconocidos por parte de los autónomos y pequeñas empresas.
Las condiciones del plazo para emitir una factura varía según cual sea el tipo de cliente. Se pueden distinguir los siguientes tipos:
- Consumidor particular no profesional.
- Cliente profesional u otro empresario.
- Cliente intracomunitario.
Plazo para emitir una factura a consumidores finales
En el caso de que se venda un producto o servicio a un cliente final, la factura debe expedirse y enviarse en el mismo momento en que se realice la operación.
En este sentido, cabe destacar que en este caso de clientes particulares, coincide el momento de la expedición de la factura con la de su envío, pero no es así para el resto de clientes profesionales, que vemos a continuación.
Plazo para clientes empresarios o profesionales
Si el cliente es un empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación de venta de productos o servicios realizada, normalmente el IVA.
Además, se debe tener en cuenta el plazo para enviarla, que debe ser como máximo de un mes a partir de la fecha de la expedición de la factura.
Por ejemplo, si realizamos una venta o prestación de servicio un día 20 de octubre, tenemos hasta el 16 de noviembre para emitir la factura, y de un mes para enviarla al cliente desde el día que se expida la factura.
Está claro que estos son los plazos máximos, pero es importante, hacer llegar lo antes posible la factura al cliente, y que no sea este el que nos llame para solicitárnosla. La imagen que damos como empresas en esos casos no es buena.
Plazo para clientes intracomunitarios
Igualmente que para los profesionales, el plazo en las entregas intracomunitarias de bienes es también antes del día 16 del mes siguiente, pero en este caso, a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al cliente.
Plazo a tener en cuenta en las facturas recapitulativas
Como ya sabemos, las facturas recapitulativas permiten incluir en una sola factura las distintas ventas para un mismo cliente, siempre y cuando estas sean dentro del mismo mes natural.
Para estas facturas recapitulativas se utilizan los siguientes criterios para el plazo de emisión de la factura:
- Para clientes que no sean empresarios o profesionales, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones y enviarse en el momento de su expedición.
- Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.
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