Obligaciones de las empresas inactivas

Cerrar un negocio en España no sale gratis. La solución de muchos empresarios para ahorrarse el dinero que supone liquidar la empresa es dejarla sin actividad. Sin embargo, echar el cierre y no tener actividad son cosas distintas. 

Las empresas inactivas siguen teniendo obligaciones fiscales y contables con las que cumplir, por más que el negocio esté parado. Son trámites con Hacienda, la Seguridad Social y el Registro Mercantil cuyo incumplimiento puede derivar en sanciones.

Obligaciones de las empresas inactivas

¿Cuáles son estos trámites de una compañía sin actividad? La realidad es que no distan tantos de los que llevaría a cabo una empresa al uso. La diferencia está en que la propia inactividad elimina varias declaraciones trimestrales.

Los trámites fiscales de una empresa sin actividad son:

  • Presentar la declaración anual de IVA con el modelo 390 y también la del trimestre en el que la empresa se declaró inactiva. Además, si en algún otro trimestre tiene actividad, deberá rellenar el modelo 303 también.
  • Presentar el Impuesto de Sociedades. Que la empresa no trabaje no quiere decir que pueda librarse del Impuesto sobre Sociedades. Para el ejercicio en el que declare la inactividad, tendrá que tributar normalmente y presentar el balance entero de la actividad. ¿Y en el siguiente? Podrá presentar el Impuesto sobre Sociedades de forma simplificada marcando la casilla 026 de ‘Entidad Inactiva’.
  • Presentar las retenciones a cuenta de IRPF. Una empresa inactiva seguirá teniendo que presentar el modelo 111 y el resto de retenciones de IRPF cuando sea necesario, como por ejemplo en el alquiler que paga o si tiene contratado a algún asesor freelance que le emita factura. 

A las obligaciones fiscales de la empresa inactiva se suman una serie de trámites contables:

  • Con la Seguridad Social por parte del administrador de la empresa, que debe seguir dado de alta como autónomo salvo que esa sea la única actividad que lleve a cabo.
  • Con el Registro Mercantil, donde debe seguir depositando las cuentas anuales de la empresa.
  • Obligaciones contables, ya que su contabilidad sigue teniendo que cumplir con las normas contables según lo marcado en el Código de Comercio. Esto pasa por legalizar los libros contables en un plazo máximo de 4 meses desde que cierre su ejercicio fiscal, entre otras cosas. 

Incumplir cualquiera de estas obligaciones de las empresas inactivas puede ser motivo de sanción.

Cómo dejar una empresa inactiva y cómo liquidarla

Como ves, no es lo mismo dejar la empresa inactiva que cerrarla definitivamente. Es importante tener muy clara esta diferencia y las obligaciones que hay que asumir en cada caso.

Lo cierto es que declarar una empresa inactiva es muy sencillo. Solo hace falta acordarlo en la junta general y después comunicarlo a Hacienda a través del modelo 036, el mismo que se usa para darse de alta en Hacienda.

Basta con indicar en la casilla 140 las actividades que se van a dejar de ejercer y en la casilla 141 la fecha en la se hará efectivo el cese de la actividad.

¿Y liquidar la empresa? Liquidar la sociedad es algo más complejo y, sobre todo, más caro. Si no existen acreedores o se pueden cumplir con las obligaciones hacia ellos, cerrar la empresa puede ser relativamente rápido.

Una vez saldadas las deudas, se pueden iniciar los trámites para cerrar la empresa. El primero es convocar la junta general y acordar el cierre. A partir de ahí habrá que:

  • Rellenar la declaración censal de cese de actividad y presentarla a Hacienda.
  • Darse de baja como autónomo o socio si fuese necesario.
  • Comunicar la baja definitiva en el Registro Industrial.
  • Disolver la sociedad ante Notario.
  • Abonar los impuestos correspondientes, como el  Impuesto de Transmisiones Patrimonionales y Actos Jurídicos Documentados.

 En cualquier caso, habrá que liquidar la sociedad tarde o temprano. Y es que, el plazo máximo que una empresa puede permanecer inactiva es de un año.

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