Cometer errores en la facturación supone, para tu negocio, una pérdida de tiempo y dinero importante, por lo que debes evitar cometer fallos.
La facturación es el proceso que convierte la actividad de cualquier empresa en dinero. Vendes un producto o prestas un servicio, emites la factura y recibes la contraprestación económica. Parece fácil, pero se cometen errores.
Errores en el contenido de la factura
- Errores de los datos básicos. El reglamento de facturación establece una serie de contenido obligatorio que debe estar reflejado correctamente en la factura: no debemos cometer errores en la fecha, la numeración de la factura, los datos fiscales del cliente y nuestros, los importes, así como los distintos impuestos a aplicar.
- La numeración correlativa de la factura. Si bien es un dato básico, no tener controlada la numeración y las series de facturas, puede hacer que no las emitas con numeración correlativa, arriesgándote a una sanción en el caso de inspección.
- Desglose de impuestos. En el caso del IVA, por ejemplo, en las facturas ordinarias debe reflejarse, el importe bruto, el tipo impositivo aplicado y el importe neto. En el caso de las facturas simplificadas, no tiene porque llevar este desglose, pero si incluir la frase “IVA incluido”.
- Mala descripción de los conceptos. Está claro que hay que sintetizar, pero es conveniente ser transparente y que el cliente entienda el concepto por el que se le está facturando. Evita frases cortas y describe con detalle cada los servicios y productos.
- Omitir los datos para realizar el pago. De forma habitual se debe incluir el número SEPA de la cuenta corriente a la que hacer la transferencia con el pago. En el caso de utilizar medios alternativos como Paypal o Bizum también debería especificarse claramente.
- Mal diseño y sin logo. Debes evitar una factura mal diseñada gráficamente, con errores ortográficos, o que directamente no tenga el logotipo de tu empresa. Muchos clientes, si eres autónomo, te reconocerán por la imagen y no tanto por el nombre de la empresa, por lo que la imagen visual de tu factura es una pieza más de tus herramientas de marketing.
Errores financieros
- No realizarle seguimiento al cobro. Tu proceso de facturación, solo se acaba de iniciar cuando emites la factura. A partir de ahí debes hacerle un seguimiento, revisando los plazos previstos de pago y hablando con los clientes si estos no se cumplen. La existencia de facturas impagadas puede romper tu tesorería y hundir tu empresa.
- Establecer las condiciones de pago. Las condiciones de pago afectan directamente a la salud económica de tu empresa. Todo lo que no sea cobrar al contado significa que tu empresa está dando financiación gratuita a tu cliente.
- Las facturas y facturas proforma deben incluir claramente las condiciones de pago, fechas de vencimiento, el porcentaje que se cobra por adelantado, si fuera el caso, o los plazos pactados con el cliente.
Errores con los clientes
- Conceptos y cobros indebidos. Enfadar y perder un cliente es fácil. Solo tienes que poner en la factura un concepto o un producto que no haya sido aprobado previamente.
- En el caso de que tengas que incluir algún concepto no previsto, es conveniente que hables y expliques al cliente todos los detalles, de forma que no se lleve una sorpresa desagradable.
- Enviar la factura al lugar equivocado. Debemos conocer la persona de contacto, el departamento y el procedimiento para enviar la factura a cada cliente. Es mala imagen y problemático que las facturas no lleguen en tiempo y forma al área o la persona correspondiente.
Errores en la gestión
- No meter la factura en contabilidad. Si no contabilizas una factura es como si no existiera. La contabilidad es una herramienta que permite conocer el pulso de una empresa, por lo que tener retrasos o errores va a lastrar nuestra gestión.
- Olvidarte de hacer la factura. El colmo de la mala gestión es realizar un trabajo y no cobrar por él. Si te has olvidado y se te ha pasado el plazo emitir una factura es el momento de que reflexiones y cambies cómo estás organizando tu empresa.
- No guardar las facturas. Debes guardar y hacer copias de seguridad de todas tus facturas. Ten en cuenta que en cualquier momento te pueden hacer falta para una inspección de Hacienda, porque te reclama un cliente o para poder hacer una factura rectificativa.
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