Dime donde guardas tus facturas y te diré si las encontrarás cuando las necesites

Ser desordenado no es hereditario ni está relacionado con la falta de tiempo”, así lo afirma la especialista japonesa del orden Marie Kondo.

El orden y la organización de tu empresa afecta directamente a la gestión y a la productividad de la misma. No tener en orden tu empresa implica perder dinero.

En este caso, las facturas son uno de los documentos más habituales que genera cualquier negocio, ya que está directamente relacionado con la actividad económica de la empresa: la venta de productos o servicios.

Por qué motivos voy a necesitar consultar un factura

A lo largo del tiempo, las empresas pueden acumular un gran número de facturas, que en algún momento, con total seguridad, van a necesitar consultar. Encontrar una factura, debería ser un acto casi reflejo. Se pueden dar varios motivos por las que buscar una factura:

  • Como elemento justificativo, ya que desde Hacienda nos podrán solicitar los justificantes que respaldan la presentación pasada de cualquier impuesto o como justificante de la propia contabilidad
  • Por la reclamación o duda de algún cliente, por los productos vendidos o servicios prestados o para la elaboración de facturas rectificativas.
  • Para la gestión del día a día, para contrastar los datos de venta, los cobros, etc.

Cómo y dónde guardar las facturas

La Agencia Tributaria establece que “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos

En este sentido, se pueden almacenar digitalmente, ya que “los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales” tal y como establece Hacienda en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Si tenemos claro esto, debemos buscar un lugar de almacenamiento que reúna algunas características básicas:

  • Que sea seguro, desde las perspectiva de la protección de la información para que no sea consultada por terceros no autorizados, o para evitar cualquier siniestro que suponga la pérdida o destrucción de cualquier tipo de factura.
  • Con posibilidad de ser accesible desde cualquier lugar, momento y dispositivo, para facilitar la gestión.
  • Que tenga facilidad de búsqueda y filtrado a través de herramientas.

Está claro, que si el lugar donde guardas las facturas no reúne estas características, en algún momento vas a tener problemas. Ya sea para encontrarlas fácilmente, o porque se hayan extraviado o que al guardarlas en papel se hayan deteriorado por el paso del tiempo.

Con esto, la forma más práctica sería tener en la empresa con un software de facturación que facilite la labor de consulta, gestión y almacenamiento de facturas. 

¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas?

Uno de los aspectos que más afectan a cómo y dónde guardar las facturas es tener claro por cuánto tiempo las tenemos que conservar

En este sentido, se debe tener en cuenta que Hacienda establece un plazo de cuatro años para la prescripción de los problemas impositivos o fiscales. Por lo que sólo tendremos que dar cuenta de las facturas comprendidas en ese periodo de tiempo. 

Pero donde se establece el plazo de conservación de las facturas es en el Código de Comercio. En el mismo, se aclara que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Imagen: Pixabay.com/RoMa

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