El mundo avanza hacia la digitalización y tu pyme o tu negocio no debería quedarse atrás. Una buena forma de hacerlo es decir adiós al papel y abrazar la factura electrónica.
Hacerlo es sencillo, te ahorrará dinero y tiempo y conseguirá que tu negocio se mueva de forma más ágil.
Qué es la factura electrónica
Una factura electrónica sigue siendo una factura y tiene la misma validez que una factura de papel. La diferencia es que son documentos que se expiden y se reciben en formato electrónico.
La factura telemática o efactura sirve tanto para las facturas que emites como autónomo como para las que recibes. Además, se refiere no sólo al formato del propio documento sino también al medio que se usa para enviarla. En otras palabras, además de ser un documento digital, también se puede emitir por correo electrónico, por ejemplo.
Qué validez tiene la factura digital
Como aclara la propia Agencia Tributaria en el apartado que dedica a la facturación electrónica “la factura electrónica tiene la misma validez legal y efectos tributarios que la factura en papel”. Algo que también atañe a la fecha de vencimiento de la factura.
Del mismo modo, también debe tener los mismos elementos que cualquier otra factura. De hecho, el proceso para hacer una factura normal y una electrónica es el mismo.
Ambas se rigen por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Qué formatos puede tener una efactura
Una factura digital es una versión electrónica de una factura al uso y Hacienda ha optado por no restringir el tipo de formatos que permite. De esta forma, pueden usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. A modo de ejemplo, la AEAT usa el formato XML para su facturtae.
Los formatos XML y PDF son los más habituales. El requisito mínimo de cualquier factura electrónica será siempre que se puede leer correctamente y que se puede comprobar su autenticidad. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad debe garantizarla el programa informático con el que se crea o se recibe.
¿Y la autenticidad? Puede garantizarse por cuatro medios principalmente:
- A través de una firma electrónica basada en un certificado reconocido.
- Mediante el intercambio de electrónico de datos EDI.
- A través de otros medios que hayan sido comunicados y validados por la AEAT.
- Mediante los controles de gestión de la propia empresa o autónomo, siempre que permitan una auditoría fiable. En otras palabras, que permitan establecer la conexión entre la factura y la entrega de bienes o servicios a la que se refiere.
Cómo emitir una factura electrónica
La forma más sencilla de emitir una factura electrónica es usar un programa de contabilidad certificado por la Agencia Tributaria.
A partir de ahí sólo necesitas:
- Crear la factura y asegúrate que cuenta con todos los datos legales que necesita.
- Asegurarte que conservas una copia del documento, bien descargándola en el formato adecuado o con el sistema de almacenamiento de tu programa de contabilidad, que debe de cumplir ciertos requisitos técnicos.
- Firmar la factura en formato electrónico con el certificado que corresponda.
- Enviar la factura al destinatario por correo electrónico.
Recuerda que, para poder enviar una factura electrónica a un cliente, éste debe aceptar trabajar en ese formato. Esta aceptación puede ser expresa o tácita, aunque es recomendable la primera.
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