La contabilidad de una empresa es un elemento básico de control e indicador de la gestión de la marcha del negocio. Da una imagen fiel y actualizada de la marcha de la actividad económica llevada a cabo.
Queramos o no, y al margen de todos los beneficios que supone llevar la contabilidad al día, además debes considerar que es necesaria para cumplir con todas las obligaciones fiscales y no incurrir en sanciones y problemas legales.
Para llevar la contabilidad al día de tu empresa te exponemos los siguientes consejos a tener en cuenta:
Facturas y documentación contable
Debes ordenar y archivar la documentación relacionada con la facturación de la empresa. El sistema debe permitir localizar fácilmente las facturas recibidas y emitidas.
Actualmente, es relativamente sencillo e imprescindible llevar a cabo la digitalización de las facturas, debiendo poder acceder a las mismas desde cualquier lugar y dispositivo.
Además, es aconsejable la organización y archivo de los documentos relacionados con esas facturas de ingresos y gastos deducibles, sus cobros y pagos, como pueda ser los recibos, justificantes de pago y extractos bancarios, contratos, etc.
Organiza el proceso contable
Define el proceso interno de tu empresa para llevar la contabilidad. Para ello se fijará la o las personas encargadas de esa gestión, ya sea interna o externalizada a través de una asesoría contable.
En este sentido, se determinarán todos los pasos desde que llega una factura a nuestra empresa, hasta que se archiva, de forma que esté contabilizada en el menor tiempo posible, estableciendo controles para no haya posibilidades de errores.
Como cualquier proceso de la empresa, puede ser buena idea establecer indicadores de rendimiento, como pueda ser el número de facturas recibidas, emitidas, etc.
Software de facturación y contabilidad
La empresa debe contar con un software de facturación y contabilidad completo, que garantice la fiabilidad presente y futura de la información contenida y que integre las obligaciones fiscales, así como las interacciones con las distintas administraciones y terceros.
De igual forma, es conveniente insistir en la formación técnica continua de las personas que utilizarán esos programas de contabilidad.
Seguimiento y gestión contable
Mantén reuniones periódicas con el responsable de contabilidad o con tu asesoría contable. Es la mejor manera de detectar los inconvenientes tanto del proceso contable como de la situación económica de la empresa.
Ten claro el calendario fiscal de tu empresa, con las fechas clave en las que presentar las trimestrales con los pagos fraccionados del IRPF, el IVA o el IGIC.
Revisa los reportes e informes semanales, quincenales y/o mensuales, que no solo te permitan la toma de decisiones, sino supervisar fácilmente que la contabilidad está al día.
Cultura de la empresa
Trabaja la cultura de la empresa de no dejar para mañana lo que puedas hacer hoy.
Almacenar facturas sin contabilizar y pasarlas todas juntas es un error, no porque no se pueda hacer, sino porque hace que la contabilidad sea ineficiente, negándonos una herramienta vital para nuestra empresa.
Un trabajo constante diario es mejor que acumular facturas para contabilizarlas todas juntas.
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