Las cuentas son una parte esencial de tu negocio y acertar al elegir las herramientas de contabilidad puede marcar la diferencia entre dedicar unas pocas horas cada mes a la tarea o que ésta se coma buena parte de tu jornada laboral.
Un buen software de contabilidad te ayudará a llevar las facturas al día, simplificar el pago de impuestos (y evitar que se te pase presentarlos) y a tener más clara la información de tu negocio.
¿Cómo elegir la mejor herramienta de contabilidad? En el mercado hay infinidad de opciones para todos los gustos y bolsillos. Si quieres acertar con tu software de facturación, estos son los factores que debes valorar y las preguntas que debes responder.
¿Cuáles son las necesidades de tu empresa?
En otras palabras, para qué quieres un software de contabilidad y qué herramientas necesitas de verdad.
Tus necesidades como autónomo freelance no serán las mismas que las de una pyme con empleados, por ejemplo. El valor real de un programa de contabilidad está en el tiempo que te hará ganar y para eso debe adaptarse a tus necesidades reales.
Compara funcionalidades
Una vez sabes lo que necesitas, puedes identificar las funcionalidades críticas para tu negocio, que pueden ir desde las básicas como registrar los tipos de facturas que usas hasta otras más avanzadas como generar informes financieros.
Un factor a tener en cuenta para elegir la herramienta de contabilidad es que te permita presentar las liquidaciones de IVA, modelos de IRPF, cuentas anuales o libros de ingresos y gastos para enviarlos al Registro Mercantil.
Busca una herramienta que realice las tareas que necesitas, pero que pueda acompañarte cuando tu negocio crezca. El hecho de que sea una herramienta escalable es importante.
Facilidad de uso y escalabilidad
Todo software de contabilidad tiene una curva de aprendizaje para poder sacar partido a todas sus funcionalidades. En muchos casos el coste de un software de contabilidad no está en el precio del mismo, sino en el tiempo de implementación y de uso.
Cuanto más completo y complejo, mayor será esa curva y también más tiempo deberá invertir en formación cada vez que se actualice.
Por eso mismo, busca herramientas sencillas, cuyo funcionamiento puedas entender de forma rápida e intuitiva sin necesidad de dedicar horas a formarte. La mejor forma de comprobarlo es utilizando la versión de prueba gratuita que tienen muchas plataformas. Así podrás saber hasta qué punto es fácil introducir asientos contables, automatizar tareas como el pago a proveedores o incluir las facturas que generes.
En esta misma línea, busca herramientas que vayan a acompañarte en el tiempo y que sean escalables. Tu programa de contabilidad debería poder servir a las necesidades de tu negocio durante los próximos cuatro años, no tener que actualizarlo cada ejercicio.
Modularidad
Los programas de contabilidad y los ERP en general pueden trabajar mediante un sistema de paquetes cerrados con un cierto número de funciones o con otro que integre diferentes módulos y servicios.
El segundo sistema es mucho más flexible. Para empezar, te permitirá pagar sólo por lo que vas a usar y, además, podrás configurar sólo lo que necesitas y olvidarte del resto de funcionalidades, con lo que la gestión será más eficaz.
Automatización de tareas
Automatizar el trabajo contable es otra opción que debes valorar al elegir tus herramientas de contabilidad. Un programa que automatice la creación de facturas, nóminas y pagos recurrentes te hará ganar muchísimo tiempo.
Instalación local o programa en la nube
Esta es otra diferencia que debes valorar. Para elegir sólo tienes que preguntarte dónde y cuándo vas a usar tus herramientas de contabilidad.
La instalación local del programa te obligará a encargarte de las actualizaciones, mantenimiento y seguridad de las herramientas. Además, sólo podrás acceder al programa desde el ordenador donde lo tengas instalado.
Las herramientas de contabilidad en la nube no tienen esta limitación. Podrás acceder a tus datos en cualquier lugar sin tener que preocuparse de cuestiones técnicas. El único inconveniente es que esos datos estarán en un servidor y no en el disco duro de tu ordenador, lo que también es una ventaja.
Al final, el factor más importante para elegir tu programa de contabilidad es que te ayude a dedicar menos tiempo a todos los trámites contables que no te aportan valor a la empresa al tiempo que te permita ver de forma ágil y sencilla en qué estado está la tesorería y las cuentas del negocio.